Emploi permanent

Assistant de direction (h/f)

Le CIAS de Rambouillet Territoires, acteur majeur du maintien à domicile des personnes âgées et/ou en situation de handicap du sud Yvelines, recherche un assistant de direction.

Les communes membres de Rambouillet Territoires ont délégué la compétence action sociale, en faveur du lien intergénérationnel au Centre Intercommunal d’Action Sociale (CIAS), créé en 2005.

Les compétences du CIAS se déclinent ainsi autour de deux axes, les personnes âgées et/ou en situation de handicap et la petite enfance, issue de la volonté politique de la communauté d’agglomération et des besoins exprimés lors du diagnostic territorial.

Le pôle « personnes âgées et/ou en situation de handicap » a pour vocation de favoriser le maintien à domicile. Aides à domicile et auxiliaires de vie interviennent auprès des bénéficiaires de la prestation pour leur apporter soutien, présence, aides et soins (non médicalisés) au quotidien. Les interventions ont lieu auprès de 400 foyers, répartis dans les communes de Rambouillet Territoires, le tout coordonné par une équipe de responsables de secteur.

Le pôle « petite enfance » soutient les familles dans leur recherche d’un mode de garde et participe à l’accueil du jeune enfant par la gestion de 7 micro-crèches intercommunales. Le Relais Intercommunal d'Assistants Maternels (RIAM) informe les familles sur les différents modes de garde sur notre territoire, informe et oriente les familles concernant les droits et devoirs du parent-employeurs, accompagne les assistants maternels du territoire dans leur parcours de professionnalisation, offre un cadre de rencontre et d’échanges de pratiques professionnelles.

Nous sommes aussi acteur dans le réseau partenarial social et médico-social du territoire.

Le CIAS recrute :

Un assistant de direction (h/f)
Ouvert aux agents titulaires, contractuels
Cadre d’emplois des : Adjoints Administratifs / Rédacteurs
Poste à temps complet (36h hebdomadaires)

Missions

Sous l’autorité hiérarchique de la directrice du CIAS, vous serez chargé(e) des missions suivantes :

Socle commun

  • Assurer l’accueil téléphonique, physique du CIAS et savoir orienter vers les services compétents
  • Gérer et suivre les statistiques du service (entrées/sorties, appels téléphoniques,…)
  •  Gérer le courrier (scan, répartition du courrier par service/pôle, envoie des factures bénéficiaires pour le pôle personnes âgées…)
  • Réaliser et mettre en forme divers travaux de secrétariat (carte professionnelle, condoléances, anniversaires, carte de vœux, étiquettes agents, livret d’accueil, convention…)
  • Rechercher et diffuser l’information
  • Rendre compte précisément de l’activité et s’adapter aux missions du service
  •  Gérer les commandes de fournitures et en assurer le suivi en collaboration avec le service Comptabilité, réaliser l’inventaire des stocks
  • Préparer les fonds de dossier visites bénéficiaire du pôle personnes âgées (Documents Individuels de prise en Charge (DIPEC))
  • Classement
  • Assurer le suivi d’entretien des locaux
  • Gérer les locations de salle des fêtes / réunion des différentes communes (hors conseil d’administration)

Pôle personnes âgées et/ou en situation de handicap

  • Utiliser l’outil Accueil sur MEDISYS et suivre les messages réceptionnés (télégestion)
  • Gérer la flotte de véhicules du service en lien avec la direction (attribution aux agents, état des véhicules avant prise en main, signature charte utilisation, ordre de mission, gestion des clés, carte essence, panne/dysfonctionnement (transmission des informations à la personne compétente pour traiter le cas (direction, agent comptable, RH))
  • Gérer les clés des bénéficiaires (veiller aux respects des procédures mises en place pour les transmissions de clés entre agents)
  • Transmettre les informations qui concernent les bénéficiaires aux Responsables de secteur, par ordre de priorité et d’urgence
  • Soutenir l’activité des Responsables de secteur sur demande de la direction

Pôle petite enfance

  • Utiliser l’outil « Accueil » sur CIRIL PETITE ENFANCE et suivre les messages réceptionnés
  • Transmettre les informations qui concernent les familles (micro-crèches ou RIAM), les assistants maternels, aux bons interlocuteurs de la petite enfance (Coordinatrice ou responsable de relais)

Compétences requises

  • Savoir accueillir les administrés et leur famille (écoute, observation, renseignements, prise d’informations) et les agents du CIAS
  • Savoir rappeler des informations importantes et transmettre des messages
  • Savoir être autonome dans l’organisation du travail
  • Savoir établir un climat de confiance dans l’équipe
  • Être en contact direct et échanger en permanence avec la direction et l’ensemble du personnel
  • Favoriser la communication à tous les niveaux dans le service et avec Rambouillet Territoires
  • Être capable de prendre du recul face aux situations de pression, avoir une bonne maîtrise de soi
  • Avoir l’esprit d’équipe, le sens des responsabilités, une autorité appropriée
  • Être capable de négocier
  • Être disponible et respecter le devoir de discrétion professionnelle ainsi que l’obligation de réserve
  • Être capable d’évaluer son activité, de faire preuve de réactivité dans la gestion journalière, afin d’optimiser la qualité du service.
  • Savoir travailler dans l’urgence, faire preuve d’autonomie
  • Maîtriser les différents outils informatiques nécessaires au fonctionnement du service (bureautique WORD, EXCEL, logiciel de gestion)
  • Être rigoureux et organisé
  • Maîtriser le fonctionnement des services de la collectivité
  • Maîtriser les règles de l’expression orale et écrite de qualité, orthographe, syntaxe et grammaire, vocabulaire professionnel du service
  • Savoir réaliser la saisie de documents de formes et de contenus divers
  • Savoir organiser le classement et l’archivage des dossiers
  • Maîtriser les circuits et procédures administratives
  • Savoir intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
  • Savoir renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur ou le service compétent
  • Savoir adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
  • Savoir recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
  • Connaître les principes de rédactionnels de la note de synthèse, compte rendu

Particularité du poste

  • Savoir préserver les liens de confiance entre les agents, le public reçus et le service
  • Savoir repérer les besoins du public qui se présente au CIAS savoir s’adapter pour l’orienter vers le service compétent
  • Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
  • Disponibilité

Liste des documents

Réalisation Stratis

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